Die Einführung von Copilot 365 ist eine strategische Chance, die Produktivität deines Business mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zu verbessern. Bevor man jedoch mit der Implementierung beginnt, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen durchzuführen. Dieser Schritt hilft dabei, die Teams und Prozesse zu identifizieren, die am meisten von der KI profitieren können und eine effektive Integration mit der bestehenden IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
1. Bewertung der operativen Bedürfnisse der Teams
Nicht alle Abteilungen nutzen die Microsoft 365-Tools auf die gleiche Weise. Daher ist es wichtig, die täglichen Aktivitäten jedes Teams zu analysieren, um zu bestimmen, wie Copilot 365 sie effektiv unterstützen kann.
- Verwaltungs- und Finanzabteilung: Dieses Team verwaltet eine große Menge an Dokumenten, Berichten und Finanzanalysen. Copilot 365 kann die Erstellung automatisierter Berichte beschleunigen, bei der Analyse der Unternehmensausgaben helfen und die Erstellung standardisierter Dokumente vereinfachen, wodurch die Betriebseffizienz verbessert wird.
- Marketing- und Vertriebsteam: Die Erstellung von Inhalten und die Analyse von Marktdaten sind zwei Schlüsselaktivitäten für diese Teams. Copilot 365 kann automatisch Texte für Werbekampagnen, Zusammenfassungen von Kundenmeetings und Verkaufsprognosen basierend auf CRM-Daten und anderen Analysetools erstellen.
- Kundensupport und Helpdesk: Die künstliche Intelligenz kann helfen, die Antwortzeiten und die Qualität des Kundenservice zu verbessern. Copilot 365 kann vordefinierte Antworten auf häufig gestellte Fragen vorschlagen, Zusammenfassungen der eingegangenen Anfragen erstellen und den Mitarbeitern helfen, die effektivsten Lösungen für gemeldete Probleme zu finden.
- IT und Cybersicherheit: Die Verwaltung der IT-Sicherheit und Infrastruktur wird immer komplexer. Copilot 365 kann das IT-Team bei der Identifizierung potenzieller Sicherheitsbedrohungen, der Analyse von Systemprotokollen und der Anwendung von Best Practices für die Compliance-Verwaltung unterstützen.
2. Analyse der Geschäftsprozesse, die optimiert werden können
Neben den einzelnen Teams ist es sinnvoll, die Geschäftsprozesse zu identifizieren, die von der künstlichen Intelligenz von Copilot 365 profitieren können, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
- Dokumentenmanagement: Unternehmen produzieren täglich eine enorme Menge an Dokumenten. Copilot 365 kann die Erstellung von Berichten, das Schreiben von Verträgen und die Verwaltung komplexer Dokumente vereinfachen, indem es automatische Korrekturen und Verbesserungen vorschlägt.
- Interne und externe Kommunikation: Mit der zunehmenden Nutzung von Kollaborationstools wie Microsoft Teams und Outlook kann Copilot 365 die Unternehmenskommunikation verbessern, indem es automatisch Zusammenfassungen von Meetings erstellt, Antworten auf E-Mails vorschlägt und Informationen klarer organisiert.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Die Datenverarbeitung ist eine entscheidende Aktivität für die strategische Planung. Copilot 365 kann die fortgeschrittene Datenanalyse in Excel unterstützen, detaillierte Visualisierungen erstellen und Trends identifizieren, die bei einer manuellen Analyse möglicherweise übersehen werden.
- Automatisierung repetitiver Aufgaben: Viele wiederkehrende Aufgaben nehmen Zeit von strategischen Aktivitäten weg. Copilot 365, integriert mit Power Automate, kann die Dateneingabe, die Verwaltung von Genehmigungsanfragen und die Planung von Unternehmensaktivitäten automatisieren.
3. Überprüfung der Kompatibilität mit der IT-Infrastruktur
Um eine reibungslose Implementierung von Copilot 365 zu gewährleisten, ist es wichtig, eine technische Analyse der Kompatibilität mit der Unternehmens-IT-Umgebung durchzuführen. Die Überprüfung der technischen Anforderungen hilft, Integrationsprobleme zu vermeiden und die Datensicherheit zu gewährleisten.
- Microsoft 365-Lizenzen: Nicht alle Versionen von Microsoft 365 unterstützen Copilot 365. Es ist notwendig, die entsprechenden Lizenzen zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren, um den Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen zu ermöglichen.
- Identitäts- und Sicherheitsmanagement: Um die Unternehmensdaten zu schützen, ist es wichtig, Microsoft Entra ID zu konfigurieren, das den sicheren Zugriff und die Berechtigungen der Benutzer verwaltet. Die Aktivierung der Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und der bedingten Zugriffsrichtlinien ist eine unverzichtbare Maßnahme, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.
- Sicherheits- und Compliance-Richtlinien: Die Implementierung von Copilot 365 muss den Unternehmens- und Branchenvorschriften zum Datenschutz entsprechen. Die Überprüfung der Sicherheitseinstellungen in Microsoft Purview und die Aktivierung von Data Loss Prevention (DLP)-Tools sind entscheidende Schritte, um die Compliance zu gewährleisten.
- Integration mit anderen Unternehmenswerkzeugen: Copilot 365 muss effektiv mit den bereits verwendeten Plattformen wie CRM, ERP und Dokumentenmanagement-Tools interagieren. Kompatibilitätstests und die Konfiguration der Integrations-APIs helfen, Interoperabilitätsprobleme zu vermeiden.
Ein wichtiger organisatorischer Schritt
Die Analyse der Geschäftsanforderungen ist ein entscheidender Schritt, um den Wert von Copilot 365 zu maximieren. Die Definition, welche Teams und Prozesse am meisten von der künstlichen Intelligenz profitieren und die Überprüfung der Kompatibilität mit der IT-Infrastruktur gewährleisten eine effektive und sichere Einführung. Mit einer gut geplanten Strategie wird Copilot 365 zu einem wesentlichen Verbündeten für die Optimierung der Arbeitsabläufe und die Unternehmensinnovation.
